TLIB - PROGRAM DE GESTIONAT BIBLIOTECA SCOLARA

Deoarece a fost semnat contractul de parteneriat intre Scoala Normala "Vasile Lupu" Iasi si Biblioteca Judeteana "Gh.Asachi" Iasi privind instruirea practica a elevilor clasei a XII-a D profil bibliotecar-documentarist, consideram oportuna publicarea intelegerii contractuale de principiu si a intrumentelor de lucru pe care elevii vor avea ocazia să le cunoască efectuând practica.

Protocol de colaborare

Parteneri:

1. Biblioteca Judeţeană „Gh. Asachi” Iaşi
2. Şcoala Normală „Vasile Lupu” Iaşi

Prezentul proiect presupune proiectarea, organizarea şi desfăşurarea activităţilor de practică pedagogică la specializarea „bibliotecari-documentarişti” pe parcursul anului şcolar 2006-2007.

I. Scopul protocolului:

1. Valorizarea cunoştinţelor necesare activităţii ce se desfăşoară într-o bibliotecă;

2. Formare deprinderilor de catalogare şi clasificare a publicaţiilor;

3. Formarea unor comportamente adecvate în relaţia cu publicul;

4. Formarea deprinderilor de organizare a unei biblioteci prin utilizarea mijloacelor TIC, utilizarea modalităţilor novatoare de informare, comunicare, dezbatere şi participare la procesele decizionale prin crearea in biblioteci a unor Centre de Documentare si Informare eficiente.

II. Dispoziţii generale:

Relaţia de colaborare dintre părţi are drept temei parteneriatul, respectul reciproc şi buna credinţă în armonizarea intereselor specifice fiecărei instituţii.

Hotărârile protocolului sunt adoptate prin consens în condiţii de transparenţă şi vor fi respectate întocmai.

III. Obligaţiile Bibliotecii Judeţene „Gheorghe Asachi” Iaşi.

Biblioteca Judeţeana „Gh. Asachi” Iaşi se obligă să asigure condiţii bune desfăşurării activităţii de practică pedagogică pentru 27 elevi de la specialitatea „bibliotecari-documentarişti” şi activităţii de mentorat ce presupune desfăşurarea practicii pedagogice.

IV. Obligaţiile Şcolii Normale „Vasile Lupu” Iaşi.

Şcoala Normală „Vasile Lupu” Iaşi se obligă să asigure participarea elevilor la practica pedagogică, instruirea şi supravegherea lor privind respectarea normelor interne a disciplinei şi a regulamentului de ordine interioară pe toata durata desfăşurării activităţii de practică pedagogică.

Biblioteca Judeţeană „Gh. Asachi” Iaşi

Director, Elena Leonte

Şcoala Normală „Vasile Lupu” Iaşi

Director prof. Mihaela Ungureanu

Ce vom aprofunda la

Biblioteca Judeţeană „Gheorghe Asachi” Iaşi

PROGRAMUL TLIB DE GESTIONAT BIBLIOTECA ŞCOLARĂ

Sistemul integrat de biblioteca ideal pentru informatizarea bibliotecilor mici sau mijlocii Sistem recomandat bibliotecilor orasenesti, scolare, comunale si satesti. Introducere De ce se informatizeaza bibliotecile? Este informatizarea o simpla moda trecatoare sau un proces de transformare necesar, intrinsec unei biblioteci? Care sunt avantajele concrete, pragmatice ale modului de lucru computerizat? … Intrebari simple, fireşti, fundamentale pentru toţi cei interesaţi de viitorul bibliotecii, de viitorul cărţii.

Ne propunem, prin intermediul acestei prezentări, să argumentăm în favoarea acestei metode de modernizare şi redefinire a bibliotecii. Modul de lucru computerizat reprezintă numai o extensie a bibliotecii, nicidecum un drum alternativ. Alfel spus, eforturile bibliotecarilor sunt diminuate, iar eficienta este maximizată. Un sistem informatic modern (ce se poate rezuma la un computer dotat cu un program adecvat) extinde calitativ serviciile oferite de o bibliotecă şi eficientizează economic această instituţie.

Aceste afirmaţii vor fi argumentate în cele ce urmează cu prezentarea principalelor avantaje ale modului de lucru computerizat.

Accesul la informaţie

O bibliotecă tradiţională pune la dispozitia cititorilor cataloage (alfabetice, sistematice) prin intermediul carora acestia au acces la colectiile existente (carte, periodice, articole analitice, casete audio, discuri, compact discuri etc). In unele cazuri, inexistenta sau imposibilitatea intretinerii de cataloage este rezolvata prin accesul liber la raft. Dezavantajele accesului liber la raft fata de consultarea cataloagelor sunt multiple: un titlu imprumutat apare ca inexistent, singura metoda de regasire a informatiei este ordinea in raft, masuri de securitate suplimentare etc.

Metoda computerizata pune la dispozitia cititorului cataloage electronice. Prin intermediul computerului, cititorul poate regasi un titlu folosind una din urmatoarele informatii: numele autorului, titlul propriu-zis, editura, data publicarii, subiectul tratat etc. Practic, putem spune ca are la dispozitie mai multe cataloage traditionale ordonate dupa: autor (vedeta), titlu, editura, data publicarii, subiect, cuvinte cheie si multe altele. O carte a carei descriere a fost introdusa in computer apare automat (fara efort suplimentar din partea bibliotecarului) in toate aceste cataloage, pe pozitia corecta.

Stim cat de dificil se intretine un catalog cu ajutorul fiselor dactilo sau scrise de mana. Un sistem informatizat intretine automat zeci de cataloage!

Prin intermediul cataloagelor electronice, o informatie este obtinuta foarte rapid (in doua-trei secunde). Plimbarile de la un sertar la altul sau de la un raft la altul sunt inlocuite de apasarea unei taste. In cateva minute de "navigare" in informatia oferita de computer pot regasi informatii care altfel ar fi necesitat zile intregi de cautari sau ar fi fost imposibil de regasit.

Metoda propusa este rapida si eficienta. In acest mod, cu aceleasi resurse, se pot informa mai multi cititori, mai bine. Cu ajutorul facilitatilor de cautare oferite de sistemul informatic de biblioteca T:LIB, un intreg serviciu bibliografic sta la dispozitia cititorului si poate fi apelat oricand prin apasarea unei taste.

Nivel superior de prelucrare

Bibliotecarul se poate concentra asupra calitatii descrierilor, fiind scutit de operatia de "intretinere" a cataloagelor. De asemenea, este scutit de operatiile "conexe".

Odata introdusa descrierea unui titlu, se obtin automat toate situatiile si formularele ce insotesc inevitabil activitatea bibliotecarului: formular de comanda, borderou de primire, registru inventar, registre RMF (intrari, iesiri), buletine informative (de noutati) etc. Spre exemplu: odata introduse in computer fisele ISBD ce descriu fondul existent, operatiunea de inventariere (cu ajutorul cititoarelor de cod de bare) dureaza doua zile pentru o biblioteca cu 10.000 de exemplare.

Activitatea de urmarire a scadentelor la imprumuturi, tiparirea scrisorilor de atentionare, operarea rezervarilor sunt operatiuni realizate automat si care dispar din programul bibliotecarului.

Bibliotecarul are sansa de a-si regasi profesia pierduta de multe ori printre hartii.

Eliminarea rutinei

Datorita metodei computerizate, cititorul beneficiaza de informatii in mod direct, fara interventia bibliotecarului. Spre exemplu, in momentul in care gaseste un titlu in catalogul electornic, ii sunt afisate informatii referitoare la descrierea bibliografica plus informatii privind situatia imprumutului pentru fiecare exemplar (din titlul dorit) in parte. Aceste informatii sunt de genul: exemplarul este imprumutat si va fi returnat pe data de … sau exemplarul este disponibil la raft (poate fi imprumutat).

In mod traditional, cititorul completeaza un buletin de cerere, il inmaneaza bibliotecarului, acesta cauta un exemplar din titlul solicitat, insa in cazul in care toate exemplarele sunt imprumutate intregul efort este inutil. Din start, cautarea era sortita esecului. Prin computerizare aceste eforturi inutile sunt eliminate.

Cazul in care cititorul este interesat de un titlu, dar nu exista nici un exemplar disponibil, cititorul isi opereaza automat (singur) o rezervare. Aceste rezervari sunt gestionate de sistemul informatic. In momentul in care un exemplar devine disponibil, bibliotecarul este atentionat in vederea retinerii cartii pentru cititorul care a operat rezervarea.

De asemenea, cititorul isi poate consulta direct fisa si poate afla (din nou fara interventia bibliotecarului) ce carti a imprumutat si cand trebuie sa le restituie.

Biblioteca virtuala

In mod cert, cel mai important salt calitativ il reprezinta conectarea, racordarea bibliotecii la reteaua nationala a bibliotecilor informatizate. Avantajele sunt imense! In special, o biblioteca de mici dimensiuni dispune de informatia existenta in zeci de biblioteci cu fond incomparabil mai mare sau cu fond specializat intr-o anumita problema.

Un sistem informatic modest din punct de vedere financiar poate transforma o biblioteca scolara intr-o resursa imensa de informatii.

In plus, racordarea la un astfel de sistem elimina operatiunile de descriere. De ce sa catalogam un titlu de sute de ori, in fiecare biblioteca in parte, cand el poate fi descris cu mare rigurozitate de o biblioteca specializata si apoi preluat integral de celelalte biblioteci? De ce sa lucreze sute de biblioteci acelasi lucru in mod repetat?

Informatia utilizata de computere "se distribuie fara sa se imparta".

Economic

Din punct de vedere al investitiilor, al fondurilor necesare pentru functionarea unei biblioteci, solutia informatizarii reprezinta o diminuare a cheltuielilor. Aceasta solutie inseamna o investitie initiala pentru achizitionarea unui computer (cel putin), a unei imprimante si a unui program care sa fie utilizat pe acest computer.

Biblioteca moderna, computerizata, ofera mai multa informatie mai multor cititori, cheltuind mai putin pentru achizitia de carte. De ce? Un singur exemplu din nenumarate altele poate fi relevant.

O biblioteca scolara traditionala este confruntata cu problema asigurarii pentru toti cititorii (sau a cat mai multor dintre ei) a bibliografiei scolare. Daca aceasta biblioteca are 50 de cititori, toti 50 vor solicita acelasi titlu in aceasi saptamana (pentru pregatirea temelor). Pentru a satisface integral solicitarile, biblioteca ar trebui sa cumpere 50 de exemplare din acelasi titlu. Aceste exemplare vor fi toate solicitate intr-o saptamana, iar apoi 51 de saptamani (restul anului) vor sta in biblioteca, nemaifiind de interes.

O biblioteca informatizata, ce are incarcata in computer bibliografia scolara, pune la dispozitia cititorilor materialul dorit pe ecranul computerului. Doritorii pot lista acest material cu ajutorul imprimantei pentru studiul acasa (o poezie, un comentariu, articole interesante). Procedeul se poate repeta cu fiecare cititor in parte. Astfel, intr-o sigura zi pot fi deserviti toti cei 50 de cititori, desi biblioteca a achizitionat numai un exemplar din titlul respectiv.

Concluzia este paradoxala, dar reala: nivel de satisfactie mai mare pentru cititori, cu fonduri mai mici!

Cum informatizam o biblioteca?

Pentru informatizarea unei biblioteci, a unei activitati, sunt necesare doua componente: hardware (calculatoare) si software (programe pentru calculator). Nici una dintre cele doua nu este mai importanta decat cealalta. Calculatoarele sunt "trupul", iar programele sunt "spiritul", impreuna ele creeaza un tot indivizibil (cerem scuze firilor sensibile care nu suporta comparatia de mai sus – rostul ei nu este de a pune pe picior de egalitate programele cu spiritul, ci doar de a intelege mai bine relatia dintre cele doua componente necesare informatizarii).

TLIB este un program (software) cu ajutorul carora o biblioteca poate fi complet informatizata; TLIB este “spiritul” unei biblioteci informatizate.

Din experienta dobandita prin informatizarea a 150 de biblioteci din tara si Republica Moldova, dupa confruntarea cu toate situatiile imaginabile, in urma anilor de activitate in domeniu, putem prezenta o situatie tipica.

In continuare sunt prezentate etapele "exemplare" ce stau la baza strategiei de informatizare a unei biblioteci.

Etapele informatizarii

1. Achizitionarea de hardware (minim un computer)

2. Achizitionare de software specializat

3. Introducerea de date (descriere de carte, articole, seriale)

4. Evidenta achiziitii (carte, seriale)

5. Achizitionarea unei imprimante pentru formularistica, rapoarte, listari in general

6. Inscrierea de cititori si eliberarea permisului

7. Activitatea de imprumut

8. Achizitionarea uni cititor de cod de bare (imprumut pe baza de cod de bare)

9. Achizitionarea unui modem pentru interconectarea cu alte biblioteci (preluarea de date de la BPN, BNR, INFOLIBRIS, ELIB)

10. Introducerea de informatii conexe (bibliografii locale, biblioteca = punct de informare)

Desigur, aceasta schema este un plan director, un ghid si nu un panaceu ("universal" – pentru a folosi un pleonasm la moda); cu cat o biblioteca este mai complexa, cu atat mai mult este necesara elaborarea unei strategii de informatizare, cu etape clar delimitate in timp, cu evidentierea surselor de finantare, a raspunderilor concrete ce revin celor care participa la un astfel de proiect.

Ce este TLIB?

TLIB - Biblioteca Totala este un software specializat pentru informatizarea activitatilor de biblioteca. La dispozitia bibliotecarului sta aceasta unealta moderna, un adevarat asistent ce preia toate activitatile de rutina.

Programul este rezultatul activitatii de informatizare a unui grup de specialisti ce insumeaza peste 100 de ani de experienta in domeniu. TLIB este rezultatul activitatii concrete de implementare a sistemelor integrate de biblioteca in peste 150 de biblioteci din tara si Republica Moldova.

Un mare avantaj fata de produse similare existente in lume, TLIB este realizat integral in limba romana (alternativ poate fi folosit in engleza sau franceza). Este inoperant de lucrat cu un program conceput intr-o limba straina, chiar daca bibliotecarul sau cititorii cunosc aceasta limba. Termenii tehnici, specifici sunt greu de manevrat. Spre exemplu, "cota" se traduce in engleza "shelf reference" sau "inventar" este "accession number". Greu de crezut ca un cunoscator al limbii engleze de nivel mediu s-ar putea descurca cu acesti termeni.

In al doilea rand, TLIB este un program adaptat 100% la metodele de prelucrare a informatiei din Romania si Moldova. Diferenta majora intre bibliotecarii din Europa de Est fata de cei din Vest este ca cei dintai au si functia de gestionar. De aici rezulta o deformare a profesiei de bibliotecar. TLIB preia aceste sarcini, "stie" ce trebuie sa faca si permite bibliotecarului sa se reintorca la frumusetea profesiei sale.

TLIB "a invatat" tot ceea ce se intampla intr-o biblioteca si este un asistent docil, eficient si neobosit.

Programul TLIB este usor de folosit. Spre exemplu, utilizarea cataloagelor electornice se invata in 15 minute, citind mesajele de indrumare de pe ecranul computerului. Pentru utilizarea sa eficienta, se asigura cursuri de instuire la fata locului si asistenta telefonica.

Nu in ultimul rand, pretul programului TLIB este perfect adaptat pentru bibliotecile din Romania si Republica Moldova. Efortul financiar necesar pentru achizitionarea acestui pachet integrat este de circa trei ori mai mic fata de produsele similare disponibile in Europa Occidentala, produse ce nu sunt traduse sau adaptate si pentru care nu exista servicii de intretinere sau asistenta tehnica.

TLIB este compus din mai multe module ce colaboreaza intre ele. Fiecare activitate dintr-o biblioteca se desfasoara folosind unul dintre aceste module.

Cataloage electronice

Deoarece cititorul este principalul beneficiar al unei biblioteci, programul contine un modul ce permite investigarea cataloagelor electronice, denumit OPAC (Open Public Access Catalogue). Acest modul a fost construit cu o atentie deosebita pentru a putea fi folosit de persoane ce nu au luat niciodata contact cu calculatorul. El este special coceput pentru a fi simplu de utilizat si eficient.

Cataloagele ce pot fi consultate sunt: catalog de titluri, catalog de autori, catalog de edituri, catalog de subiecte, catalog de cuvinte-cheie. Cautarile (cercetarile bibliografice) pot fi facute dupa urmatoarele criterii: titlu, autor, editor, editura, loc publicare, data aparitie, subiect, cuvant-cheie, CZU, tip publicatie, suport (hartie, CD-ROM, caseta audio etc).

Metoda de utilizare a programului este navigarea in informatie (selectarea informatiei care intereseaza), metoda care permite unui cititor ce nu stie exact, de la inceput, ce cauta (o situatie destul de frecventa) sa regaseasca informatia dorita, pur si simplu "jucandu-se" cu calculatorul.

Fata de cataloagele traditionale, cataloagele electronice furnizeaza si informatie de tip multimedia (sunet, imagine, videoclip, text integral). Daca un cititor a regasit descrierea unei partituri sau a unui disc, el poate asculta melodiile incluse de acestea.

Catalogare

Modulul Catalogare reprezinta "inima" intregului sistem. Prin intermediul acestei componente, informatiile de descriere sunt introduse in computer, devenind disponibile in intregul sistem.

Simplificand, Catalogarea este componenta-program ce permite introducerea fiselor (prin tastare, similar cu masina de scris sau prin preluarea acestor de la alte biblioteci). Operatia de catalogare se face oricum si in mod traditional (dactilo sau de mana); metoda computerizata presupune introducerea acestor informatii in computer. Avantajul imens este ca informatia, odata introdusa este valorificata infinit superior.

Descrierea se refera la completarea informatiilor standard ISBD (cota, autor, titlu, responsabilitate, editura, localitate, an, ISBN, pret, CZU etc). Metoda de introducerea este asistata de calculator. Daca trebuie sa introduc numele unui autor si nu sunt sigur de forma corecta a numelui, pot solicita asistenta din partea calculatorului, acesta imi va arata cum au fost tratate cazuri similare sau imi va sugera forma corecta. Introducere asistata inseamna profesionalism si eficienta

Consultarea fisierelor de autoritate (de autori, liste de descriptori, lista CZU) se face direct pe ecran, asistat de calculator. Pentru un titlu, dupa ce este descris, este generata automat fisa ISBD (pe ecran) sau listata la imprimanta. Instantaneu titlul devine disponibil in toate cataloagele electronice intretinute de TLIB. De asemenea, pe baza acestor informatii cat si a informatiilor de evidenta, este realizata automat formularistica necesara intr-o biblioteca.

Evidenta

Modulul de Evidenta permite gestionarea (generarea, alocarea) automata a numerelor de inventar, gestionarea de intrari (achizitii, donatii, schimb interbibliotecar), iesiri (casari, pierderi). Pentru utilizarea acestui modul este necesar cel mai mic efort (fata de celelalte module), iar rezultatele sunt cele mai bune din punct de vedere al timpului economisit de bibliotecar. In favoarea acestei afirmatii, un singur argument: inventarierea bibliotecii se face in doua-trei zile folosind acest modul.

Circulatie

Componenta Circulatie, destinata activitatilor de imprumut, permite inscrierea de cititori, eliberarea permisului, si desigur, operatiuni specifice acestor activitati: imprumut, reinnoire, descarcare, rezervare.

Pe baza utilizarii tehnicii de "cod de bare" activitatea de imprumut se rezuma la trecerea aparatului (cititorului de cod de bare) pe deasupra permisului de cititor (citirea numarului de permis), iar apoi pe deasupra etichetei de pe carte (citirea numarului de inventar). Un imprumut se realizeaza in doua-trei secunde, iar mai departe TLIB preia integral evidenta (data scadentei, tiparirea scrisorii de atentionare, la mai multe atentionarii a procesului-verbal de contraventie etc).

Descarcarea unui exemplar imprumutat este la fel de simpla si semnaleaza calculatorului returnarea titlului respectiv.

Pe baza acestor operatiuni se pot realiza statistici, indicatori de activitate ce permit conducerea moderna a bibliotecii. Enumeram cateva rapoarte statistice dintre cele mai importante: numar de cititori inscrisi, cititori activi, vizite la biblioteca, media imprumuturilor pe cititor, tipul de carte solicitata (dupa subiect sau CZU), titluri nesolicitate sau solicitate foarte rar (in vedere pentru casare) etc.

TLIB permite si cateva "trucuri" interesante pentru bibliotecile din aceasta zona a Europei: evidenta cititorilor recalcitranti cu restrictii la imprumut sau evidenta cititorilor cu privilegii speciale.

Serviciul bibliografic

Prin intermediul Serviciului bibliografic oferit de TLIB se pot opera cautari de mare complexitate ce sunt rezolvate instantaneu de TLIB. Multe dintre aceste cercetari sunt imposibil de abordat in mod traditional.

Cum am putea afla dintr-un catalog traditional (de vedete sau sistematic) care sunt titlurile de carte tiparita dupa 1996 la Humanitas ce trateaza subiectul "istorie", stiind ca autorul are un nume ce incepe cu litera S sau cu litera T (cititorul nu este sigur!)? TLIB raspunde la acesta intrebare in cateva secunde.

Rezultatul acestor cautari poate fi tiparit sub forma de buletin, constituind bibliografie pentru cititorul, profesorul, cercetatorul interesat de subiectul respectiv.

Comunicatii

Componenta programului TLIB ce permite stabilirea de comunicatii intre biblioteci si constituirea unei retele nationale, participarea la fluxul informational mondial este modulul Comunicatii. Acest modul este ca un drum asfaltat de la biblioteca pana la marea autostrada informationala.

Pe drumul de acces cu doua sensuri biblioteca poate prelua informatii de la biblioteci mai mari sau biblioteci complementare si poate alimenta cu informatii reteaua nationala.

Comunicatiile se pot stabili in doua moduri: off-line ("la rece") si on-line ("la cald"). In modul de lucru off-line nu este nevoie de nici un echipament suplimentar: informatiile sunt primite pe discheta (sau CD-ROM) de la furnizor si sunt incarcate in sistemul informational propriu. In modul de lucru on-line sunt necesare un modem (ce costa circa 30$), si o linie telefonica (si nu obligatoriu un abonament Internet), dar aceasta investitie minima permite preluarea directa, imediata sau doar consultarea informatiei din clipa in care aceasta este introdusa de biblioteca-furnizor.

Prin intermediul modulului de Comunicatii, biblioteca se "dilata" si devine un punct de acces la biblioteca virtuala nationala.

Bibliografie locala

Modulul de Bibliografie locala este componenta care permite exploatarea informatiilor specifice, proprii fiecarei biblioteci. Un exemplu: o biblioteca judeteana poate descrie analitic periodicele care apar in judetul in care isi desfasoara activitatea. In mod cert este singura biblioteca judeteana ce se ocupa de patrimoniul cultural al zonei respective, iar acesta este aportul ei la reteaua nationala.

O biblioteca scolara, cu posibilitati de prelucrare reduse, poate descrie revista scolii sau poate introduce articole, comentarii, probleme deschise ale profesorilor, elevilor din scoala respectiva. Aceste informatii vor fi disponibile in intreaga retea, in toata tara, pentru toate celelalte biblioteci informatizate.

Un efort mic al fiecarei biblioteci in parte poate insemna un pas urias pentru bibliotecile din intreaga tara.

Concluzii

Biblioteca viitorului va fi informatizata ori nu va fi deloc... o parafraza a unui citat celebru care nu se doreste o profetie, ci numai un semnal de alarma…

Lumea moderna este de neconceput fara informatie. De la informatia banala (ce acopera nevoia de naratiune a individului) la informatia tehnica ultraspecializata necesara cercetatorului sau informatia economica fara de care redresarea economiei este greu de imaginat. Toate aceste forme ale informatiei sunt intrinseci unei civilizatii, culturi moderne. Abundenta informationala, interminabilul flux de date constituie deja o paradigma a lumii in care traim.

Cu aceasta problema se confrunta si o biblioteca moderna... se confrunta in primul rand o biblioteca ce isi doreste sa fie moderna! Solutia este unica si evidenta: informatizarea.

In cadrul acestei prezentari am evidentiat avantajele acestei optiuni precum si modul in care face fata problemelor actuale o biblioteca informatizata. !